TÍTULO VII
Publicidad del Registro Civil

Resumen

El TÍTULO VII de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil trata los aspectos relativos a la Publicidad del Registro Civil, como órgano divulgativo de la información en él contenida. Este título consta de dos Capítulos, el primero de ellos versa sobre los instrumentos de publicidad registral. En el artículo 80 se establen los medios de publicidad del Registro Civil.

Estos medios son, el acceso de las Administraciones y funcionarios públicos a los datos del Registro Civil en el ejercicio de sus funciones, los realizados mediante procedimientos especiales acordados por la Dirección General de los Registros y del Notariado, y a través de certificaciones. En casos excepcionales y para fines de investigación familiar, histórica o científica, se puede autorizar el acceso a la información registral según las normas establecidas.

El artículo 81 determina la competencia, los medios valor probatorio y la prevalencia de la información obrante en el registro civil sobre las certificaciones. En cuanto al tipo de certificados, el articulo 82 contempla que las certificaciones podrán ser literales o en extracto, conteniendo la totalidad de los datos o una parte de los datos de los asientos respectivamente. También será posible emitir certificación negativa, siempre y cuando no conste asiento,

El Capítulo Segundo hace referencia los datos sometidos a régimen de protección especial. En su artículo 83 enumera los datos especialmente protegidos, como la filiación adoptiva y desconocida, la discapacidad y medidas de apoyo, cambios de apellido autorizados por violencia de género, rectificación del sexo, causas de privación o suspensión de la patria potestad, y el matrimonio secreto. Los asientos que contengan información relacionada con estos datos se someten a un régimen de protección y solo pueden ser accesibles con la autorización correspondiente.

El artículo 84, de la presente ley, establece quiénes pueden acceder a los asientos con datos especialmente protegidos. Siendo estos, el inscrito o sus representantes legales, el apoyo designado, el apoderado preventivo general o el curador en caso de discapacidad pueden acceder o autorizar a terceras personas la publicidad de estos asientos. Las Administraciones Públicas y los funcionarios públicos pueden acceder a los datos protegidos en casos específicos.

Si el inscrito hubiera fallecido, el acceso a los datos protegidos requiere autorización del Juez de Primera Instancia, y se presume que tienen interés legítimo el cónyuge, la pareja de hecho y los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.

Preguntas frecuentes

Los medios de publicidad del Registro Civil, para divulgar la la información que en ellos consta son los siguientes:

1) Acceso de las Administraciones y funcionarios públicos: Las autoridades y funcionarios públicos, en el desempeño de sus funciones y bajo su responsabilidad, tienen acceso a los datos del Registro Civil. Esto les permite obtener la información necesaria para el cumplimiento de sus tareas. 

Procedimientos especiales: La Dirección General de los Registros y del Notariado puede establecer procedimientos especiales para la obtención periódica y automatizada de datos del Registro Civil. Estos procedimientos también pueden ser utilizados por entidades de certificación (reguladas en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre), de firma electrónica, para verificar la validez de certificados electrónicos.

Las Administraciones y los funcionarios públicos, en el ejercicio de sus competencias, solo podrán solicitar a los ciudadanos la presentación de certificados del Registro Civil cuando los datos específicos requeridos en el certificado no estén en su posesión, o cuando sea imposible obtenerlos directamente mediante medios electrónicos.

Es importante señalar que lo establecido en este artículo no afecta al régimen de publicidad restringida al que se hace referencia en los artículos 83 y 84 de la presente Ley.

Además, de manera excepcional y con el objetivo de llevar a cabo investigaciones familiares, históricas o científicas, se podrá autorizar el acceso a la información registral de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en las regulaciones correspondientes.

2) Publicidad mediante certificación: Se puede obtener publicidad de los datos del Registro Civil mediante la emisión de certificaciones. Las certificaciones del Registro Civil son documentos oficiales que contienen la información precisa sobre los hechos y actos inscritos en el Registro Civil. Estas certificaciones pueden ser literales o en extracto, dependiendo de la solicitud del interesado.

Los encargados de las Oficinas del Registro Civil son competentes para expedir certificaciones de los datos que constan en los asientos del Registro Civil. Ellos son los responsables de proporcionar los certificados necesarios a los ciudadanos.

Los certificados del Registro Civil se pueden expedir por medios electrónicos o, excepcionalmente, por medios no electrónicos. La expedición electrónica es la forma preferente, y a petición del interesado, las certificaciones pueden ser bilingües.

Los datos que figuran en la certificación del Registro Civil se presumen exactos y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el Registro Civil. Esto significa que la certificación es una prueba válida y confiable de la información que contiene.

En situaciones excepcionales en las que la certificación no coincida con los datos registrados en el Registro Civil, prevalecerá la información contenida en dicho registro, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda en esos casos.

El Registro Civil emitirá certificaciones literales o en extracto. En general, se expedirá certificación en extracto, a menos que se solicite expresamente lo contrario. Las certificaciones literales contienen la totalidad del contenido de los asientos a los que se refieren, mientras que las certificaciones en extracto contienen los datos determinados reglamentariamente, sin abarcar la totalidad del contenido del asiento.

En caso de no existir ningún asiento, se expedirá una certificación negativa.

Los datos con publicidad restringida, según el texto proporcionado, son aquellos que se consideran especialmente protegidos por la Ley. Estos datos son los siguientes:

a) La Filiación adoptiva y desconocida, a la hora de solicitar una partida de nacimiento.
b) Discapacidad y medidas de apoyo.
c) Cambios de apellido autorizados por ser víctima de violencia de género o su descendiente, así como otros cambios de identidad legalmente autorizados.
d) Rectificación del sexo.
e) Causas de privación o suspensión de la patria potestad.
f) La expedición de certificados de matrimonio está sujeta a publicidad restringida en los casos de matrimonio secreto.

Además, los documentos archivados que contengan dichos datos o estén incorporados a expedientes de carácter reservado también estarán sometidos al mismo régimen de protección.

Para garantizar la privacidad de estos datos, los asientos que contengan información relacionada con los datos mencionados anteriormente se realizarán de acuerdo con las regulaciones establecidas. Esto garantiza que, salvo el propio inscrito, solo se pueda acceder a ellos con la autorización expresa según lo establecido en el artículo siguiente.

A los asientos especialmente protegidos solo tendrán acceso las siguientes personas:

El inscrito: El titular de los datos especialmente protegidos tiene el derecho de acceder a ellos.

Representantes legales: Los representantes legales del inscrito, como tutores o representantes legales designados, pueden acceder a los datos o autorizar a terceras personas la publicidad de los asientos que contengan datos especialmente protegidos, siempre y cuando estén expresamente autorizados.

Personas que ejerzan el apoyo: Aquellas personas que ejerzan el apoyo al inscrito y estén expresamente autorizadas también pueden acceder a los datos especialmente protegidos.

Apoderado preventivo general o curador en caso de una persona con discapacidad: En el caso de una persona con discapacidad, el apoderado preventivo general o el curador pueden acceder a los datos especialmente protegidos o autorizar a terceras personas su publicidad, de acuerdo con las regulaciones establecidas.

Además, se menciona que las Administraciones Públicas y los funcionarios públicos pueden acceder a los datos especialmente protegidos relacionados con las medidas de apoyo cuando sea necesario para verificar su existencia o contenido en el ejercicio de sus funciones.

En el caso de que el inscrito haya fallecido, la autorización para acceder a los datos especialmente protegidos solo puede ser otorgada por el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante. El solicitante de un certificado de fallecimiento debe justificar un interés legítimo y una razón fundada para solicitarlo.

Se presume que ostentan un interés legítimo el cónyuge del fallecido, la pareja de hecho, los ascendientes y los descendientes hasta el segundo grado en el supuesto mencionado anteriormente.

El siguiente texto es una reproducción literal del Título VII “Publicidad del Registro Civil“, de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.

CAPÍTULO PRIMERO
Instrumentos de publicidad registral

Artículo 80. Medios de publicidad del Registro Civil.

1. La publicidad de los datos que constan en el Registro Civil se realizará de las siguientes formas:

1.ª Mediante el acceso de las Administraciones y funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones y bajo su responsabilidad, a los datos que consten en el Registro Civil.

También se podrá tener conocimiento de los datos que constan en el Registro Civil mediante los procedimientos especiales que se acuerden por la Dirección General de los Registros y del Notariado, cuando la información deba ser suministrada de forma periódica y automatizada para el cumplimiento de fines públicos, o cuando sea precisa para comprobar por las entidades de certificación reguladas en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, que no se ha producido la extinción de los certificados electrónicos por las causas contempladas en el artículo 8, apartado 1, letra e), de dicha Ley.

2.ª Mediante certificación.

2. Las Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus competencias sólo podrán exigir a los ciudadanos la presentación de certificados del Registro Civil cuando los datos objeto del certificado no obren en poder de aquéllas, o cuando fuere imposible su obtención directamente por medios electrónicos.

3. Lo dispuesto en este artículo se entiende sin perjuicio del régimen de publicidad restringida al que se refieren los artículos 83 y 84 de la presente Ley.

4. Con carácter excepcional y con fines de investigación familiar, histórica o científica, se podrá autorizar el acceso a la información registral en los términos que reglamentariamente se establezcan.

– Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.

Artículo 81. Expedición de certificaciones.

1. Son competentes para expedir certificaciones de los datos que consten en los asientos del Registro Civil los Encargados de las Oficinas del Registro Civil.

2. Las certificaciones se expedirán por medios electrónicos. Excepcionalmente, también se podrán expedir por medios no electrónicos. A petición del interesado, las certificaciones podrán ser bilingües.

3. Las certificaciones previstas en el apartado anterior se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el Registro Civil.

4. Cuando por circunstancias excepcionales la certificación no fuese conforme con los datos que consten en el Registro Civil, se estará a lo que de éste resulte, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.

Artículo 82. Clases de certificaciones.

1. Las certificaciones podrán ser literales o en extracto. Salvo solicitud expresa en sentido contrario, se expedirá certificación en extracto. Si no constara ningún asiento, la certificación será negativa.

2. Las certificaciones literales comprenderán la totalidad del contenido del asiento o asientos a que se refieran.

3. Las certificaciones en extracto contendrán los datos que se determinen reglamentariamente.

– Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.

CAPÍTULO SEGUNDO
Datos sometidos a régimen de protección especial

Artículo 83. Datos con publicidad restringida.

1. A los efectos de la presente Ley, se considerarán datos especialmente protegidos:

a) La filiación adoptiva y la desconocida.

b) La discapacidad y las medidas de apoyo.

c) Los cambios de apellido autorizados por ser víctima de violencia de género o su descendiente, así como otros cambios de identidad legalmente autorizados.

d) La rectificación del sexo.

e) Las causas de privación o suspensión de la patria potestad.

f) El matrimonio secreto.

2. Estarán sometidos al mismo régimen de protección los documentos archivados por contener los extremos citados en el apartado anterior o que estén incorporados a expedientes que tengan carácter reservado.

3. Los asientos que contengan información relativa a los datos relacionados en el apartado anterior serán efectuados del modo que reglamentariamente se determine con el fin de que, salvo el propio inscrito, solo se pueda acceder a ellos con la autorización expresada en el artículo siguiente.

Se modifica el apartado 1, con efectos desde el 3 de septiembre de 2021, por el art. 6.9 de la Ley 8/2021, de 2 de junio. Ref. BOE-A-2021-9233

Artículo 84. Acceso a los asientos que contengan datos especialmente protegidos.

Artículo 84. Acceso a los asientos que contengan datos especialmente protegidos.
Sólo el inscrito o sus representantes legales, quien ejerza el apoyo y que esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador en el caso de una persona con discapacidad podrán acceder o autorizar a terceras personas la publicidad de los asientos que contengan datos especialmente protegidos en los términos que reglamentariamente se establezcan. Las Administraciones Públicas y los funcionarios públicos podrán acceder a los datos especialmente protegidos del apartado 1.b) del artículo 83 cuando en el ejercicio de sus funciones deban verificar la existencia o el contenido de medidas de apoyo.

Si el inscrito ha fallecido, la autorización para acceder a los datos especialmente protegidos sólo podrá efectuarla el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante, siempre que justifique interés legítimo y razón fundada para pedirlo.

En el supuesto del párrafo anterior, se presume que ostenta interés legítimo el cónyuge del fallecido, pareja de hecho, ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.

Se modifica el primer párrafo, con efectos desde el 3 de septiembre de 2021, por el art. 6.10 de la Ley 8/2021, de 2 de junio. Ref. BOE-A-2021-9233

Índice de contenido

Prólogo Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.

Sección 1.ª Hecho inscribible y personas obligadas a promover la inscripción

Sección 2.ª Contenido de la inscripción de nacimiento